Eventmanager Ausbildung

Nach den erheblichen Einbußen durch die Corona-Pandemie darf sich die Eventbranche nun wieder über zunehmende Nachfrage freuen. Nachdem die Branche im Jahr 2020 fast vollständig zum Erliegen gekommen war, geht es seitdem wieder bergauf. So lag die Zahl der Veranstaltungen in den Bereichen Event, Kongress und Tagung im Jahr 2023 bei ca. 2,2 Millionen, die Anzahl der Teilnehmenden bei etwa 311 Millionen. (vgl. Statista "Veranstaltungen und Teilnehmende auf dem Veranstaltungsmarkt in Deutschland bis 2023", 2024) Ein Problem, welches sich daraus ergibt, ist, wie in zahlreichen anderen Bereichen, auch hier der Fachkräftemangel. Während der Pandemie haben viele Beschäftigte die Event- und Veranstaltungsbranche verlassen. Jetzt, da die Nachfrage wieder steigt, fehlen diese Mitarbeiter. Insgesamt bietet die Eventbranche eine dynamische Umgebung, in der auch Quereinsteiger ihre Fähigkeiten nutzen und weiterentwickeln können, während sie neue Erfahrungen sammeln und Netzwerke aufbauen. Im Rahmen von fundierten Weiterbildungen, können Grundkenntnisse erworben werden, die dann in der praktischen Arbeit schnell vertieft werden können. In diesem Artikel werden wir uns mit den Aufgaben eines Eventmanagers beschäftigen, sowie Voraussetzungen darstellen, die man bei einer Eventmanager Ausbildung mitbringen sollte. Zudem wird deutlich, wo Möglichkeiten einer späteren Beschäftigung liegen und welche Weiterbildungsmöglichkeiten es im Eventbereich gibt.

Das erwartet Dich im Artikel

Aufgaben eines Eventmanagers
Was sollte ein Eventmanager mitbringen?
Wie werde ich Eventmanager?
Karrierechancen
Weiterbildungsmöglichkeiten

Titelbild der Weiterbildung zur Fachkraft für Veranstaltung, Messe und Kongresswesen: Zwei Frauen stehen in einem modernen Veranstaltungsraum und unterhalten sich freundlich über ein Notizbuch. Im Hintergrund sind weitere Personen in Gespräche vertieft.

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Aufgaben eines Eventmanagers

Der Beruf des Eventmanagers ist unglaublich vielseitig und umfasst zahlreiche Verantwortungsbereiche, die sich je nach Art und Umfang des Events stark unterscheiden können. Ob Firmenveranstaltungen, Messen, Festivals, Konferenzen oder private Feiern – der Eventmanager sorgt dafür, dass alles perfekt organisiert ist und das Event reibungslos verläuft. Dabei muss er sich auf ein hohes Maß an Detailarbeit, Planung und Koordination einstellen.

Kundenberatung

Der erste Schritt in der Arbeit eines Eventmanagers ist oft die Kundenberatung. Er trifft sich mit dem Kunden, um dessen Vorstellungen, Wünsche und Anforderungen zu besprechen. Dabei ist es auch entscheidend, ein genaues Verständnis für die Ziele des Kunden zu bekommen und darauf aufbauend das Event zu planen. In einem ausführlichen Kundengespräch klärt der Eventmanager zunächst, um welche Art von Event es sich handelt. Plant der Kunde beispielsweise ein Firmenjubiläum, eine Hochzeit, ein öffentliches Festival oder einen Kongress? Daraus ergibt dann häufig auch schon die Zielgruppe, die dann maßgeblich das gesamte Eventkonzept beeinflusst. Zudem ist es für den Eventmanager wichtig, zu verstehen, welchen Zweck der Kunde mit dem Event verfolgt. Geht es ausschließlich um Entertainment, soll ein neues Produkt vorgestellt werden oder geht es zum Beispiel um mit Motivation der Mitarbeiter. Zu guter Letzt müssen im Kundengespräch selbstverständlich auch das Budget sowie eventuelle Rahmenbedingungen besprochen werden. Der Eventmanager fragt, wie hoch das Budget maximal ist und ob es beispielsweise örtliche oder zeitliche Vorgaben gibt.

Konzeption und Entwicklung erster Ideen

Sind alle Rahmenbedingungen geklärt, beginnt der Eventmanager mit der Konzeption und der Entwicklung erster Ideen. In dieser Phase wir unter anderem das Event-Motto oder -Thema festgelegt. Ein klares Thema oder Motto hilft, die Veranstaltung konsistent zu gestalten und die Zielgruppe emotional anzusprechen. Im Anschluss plant der Eventmanager ein Rahmenprogramm, welches ein wesentlicher Bestandteil des Events ist. Hierbei geht es zum Beispiel um die Fragen: Welche Redner, Künstler oder welche Musik- oder Showeinlagen passen zum Event? Soll es interaktive Elemente geben, wie Workshops oder Produktpräsentationen Darauf aufbauend kümmert sich der Eventmanager dann um das passende Design und die Dekoration. Hier geht es um die Gestaltung des Veranstaltungsortes, die Beleuchtung, die Tisch- und Bühnendekoration sowie alle visuellen Elemente, die das Event einzigartig machen.

Budgetplanung und Kostenkontrolle

Dabei muss der Eventmanager immer sicherstellen, dass das Eventkonzept sowohl den Wünschen des Kunden entspricht als auch praktisch und umsetzbar ist und die Budgetvorstellungen des Kunden nicht überschritten werden. Nachdem das Eventkonzept steht, erstellt der Eventmanager in der Phase der Budgetplanung einen detaillierten Kostenplan, der alle Ausgaben berücksichtigt. Hierzu zählen zum Beispiel die Kosten für die Location, die Technik, das Catering, das Personal, die Dekoration, die Unterhaltung sowie für das Marketing. Dabei muss der Eventmanager nicht nur die Kosten im Auge behalten, sondern auch flexibel auf Budgetanpassungen reagieren können, ohne dass das Event darunter leidet. Kostenkontrolle ist hierbei von zentraler Bedeutung, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Kontakt mit Dienstleistern und Zeitplanung

Zu einer zentralen Aufgabe des Eventmanager gehört selbstverständlich auch die Auswahl, Beauftragung und Koordination der Dienstleister. Er stellt sicher, dass alle Parteien reibungslos zusammenarbeiten und ihren Teil zum Erfolg des Events beitragen. Hierbei spielt auch das Verhandeln von Verträgen eine Rolle, um die besten Konditionen für den Kunden zu erzielen. Zudem erstellt der Eventmanager einen detaillierten Zeitplan, der alle Abläufe vor und während des Events regelt.

Event-Marketing

Ein perfekt geplantes und koordiniertes Event nützt wenig, wenn die Zielgruppe nicht über das Event informiert wird. Daher sind ein gutes Eventmarketing und passende Öffentlichkeitsarbeit essenziell. Dabei ist die Wahl der Werbemittel stark von der Art des Events sowie von der Zielgruppe abhängig. Der Eventmanager muss entscheiden, welche Werbemittel zielführend und mit dem vorgegebenen Budget realisierbar sind. Neben dem Erstellen der Werbemittel wie Flyer, Online-Anzeigen, Social Media Kampagnen oder Einladungen, gehören auch die Pressearbeit sowie das Teilnehmermanagement zum Bereich des Eventmarketings. Pressemitteilungen müssen erstellt werden, Influencer eingeladen werden, Anmeldungen verwaltet werden und Gästelisten erstellt werden.

Koordination während des Events

Am Tag des Events ist der Eventmanager vor Ort und übernimmt die Überwachung und Koordination aller Abläufe. Er ist verantwortlich dafür, dass der Zeitplan eingehalten wird und alle Eventbeteiligten wissen, was zu tun ist. Dabei ist er Ansprechpartner für Dienstleister, Gäste, Kunden und das eigene Eventteam. Auch die ständige Qualitätskontrolle sowie die schnelle Lösung von auftretenden Problemen gehören zum Aufgabengebiet des Eventmanagers.

Nachbereitung

Nach Abschluss des Events ist die Arbeit für den Eventmanager aber noch nicht beendet. Für ihn beginnt nun die Phase der Nachbereitung und der Evaluation. Er organisiert den Abbau und den Rücktransport des Equipments und stellt sicher, dass alle Rechnungen beglichen und Budgetpläne aktualisiert werden. Auch Feedbackgespräche mit dem Kunden, dem Team und den Dienstleistern gehören dazu. Dabei wird geklärt, ob die Ziele erreicht wurden, was gut lief und was verbessert werden kann. All dies hilft, um zukünftige Events noch effizienter und zielgenauer planen zu können.

Was sollte ein Eventmanager mitbringen?

Du siehst, die Aufgaben im Eventmanagement sind außerordentlich umfassend und vielschichtig. Ebenso vielfältig sind auch die Anforderungen an einen Eventmanager. Dabei geht es sowohl um fachliche Fähigkeiten als auch um persönliche Eigenschaften, die es ermöglichen, Veranstaltungen jeder Größe und Art erfolgreich zu planen und umzusetzen. Ein Eventmanager muss ein Allrounder sein, der kreative Ideen entwickelt, organisatorisch stark ist und gleichzeitig wirtschaftlich denken kann. Fachliche Aspekte, wie beispielsweise Kenntnisse über Veranstaltungsrecht, Sicherheit oder technisches Know-how können in der Ausbildung oder Weiterbildung erworben werden. Einige persönliche Eigenschaften sollte ein Eventmanager aber bereits vorab mitbringen, wenn er sich für die Eventmanager Ausbildung entscheidet.

1. Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten

Die Organisationsfähigkeit eines Eventmanagers ist essenziell, da er für die Planung und Koordination aller Aspekte einer Veranstaltung verantwortlich ist. Um ein Event erfolgreich umzusetzen, muss der Eventmanager strukturiert arbeiten, verschiedene Details im Auge behalten und in der Lage sein, mehrere Dinge gleichzeitig zu bewältigen. Diese Multitasking-Fähigkeit ist entscheidend, um alle Elemente des Events reibungslos zu vereinen. Zudem sollte der Eventmanager eine gewisse Art von Detailorientierung mitbringen. Auch kleinste Details, zum Beispiel in der Dekoration, technischen Umsetzungen oder Sitzplänen, können entscheidende Auswirkungen auf den Gesamteindruck haben.

2. Kreativität

Kreativität ist eine zentrale Fähigkeit eines Eventmanagers, da er innovative und einzigartige Konzepte entwickeln muss, die das Event von anderen abheben. Dabei gilt es, aktuelle Trends zu erkennen und kreativ in die Eventplanung zu integrieren. Zudem ist der Eventmanager oft gefordert, bei unerwarteten Problemen schnelle, kreative Lösungen zu finden, um das Event reibungslos fortzuführen und die Kundenerwartungen zu übertreffen.

3. Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeit

Ein Eventmanager muss über starke Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten verfügen, um reibungslos mit Kunden, Dienstleistern und dem eigenen Team zusammenzuarbeiten. Er dient als zentrale Schnittstelle zwischen allen Beteiligten und verhandelt Verträge und Konditionen mit externen Partnern. Darüber hinaus ist er verantwortlich für eine klare und effektive Kommunikation innerhalb des Teams, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben koordiniert und effizient umgesetzt werden.

4. Belastbarkeit und Flexibilität

Ein Eventmanager muss belastbar und stressresistent sein, da die Planung und Durchführung von Veranstaltungen oft unter hohem Druck und engen Zeitvorgaben erfolgt. Unerwartete Probleme oder kurzfristige Änderungen sind keine Seltenheit, und der Eventmanager muss in der Lage sein, ruhig und effizient darauf zu reagieren. Dies erfordert neben einer gewissen Belastbarkeit auch ein hohes Maß an Flexibilität. Gleichzeitig erfordert die Eventbranche häufig lange Arbeitszeiten, was körperliche und mentale Ausdauer voraussetzt.

5. Kaufmännisches Denken

Kaufmännisches Denken ist für einen Eventmanager unverzichtbar, da er für die Budgetplanung und -kontrolle verantwortlich ist. Er muss alle Kostenpunkte realistisch kalkulieren, Angebote vergleichen und sicherstellen, dass das Event finanziell im Rahmen bleibt. Eine effiziente Kostenkontrolle während der gesamten Planung ist entscheidend, um das Event wirtschaftlich erfolgreich durchzuführen, ohne dabei die Qualität zu beeinträchtigen.

Wie werde ich Eventmanager?

Um Eventmanager zu werden, gibt es verschiedene Bildungs- und Ausbildungsmöglichkeiten, die auf unterschiedliche Interessen und Vorkenntnisse zugeschnitten sind und Dir helfen, die notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen zu erwerben. Hier möchten wir Dir drei gängige Wege aufzeichnen, die angehende Eventmanager einschlagen können:

1. Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann

Einer der traditionellsten Wege, den Beruf des Eventmanagers zu erlernen, ist die duale Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder zur Veranstaltungskauffrau. Diese Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und wird in einem Ausbildungsbetrieb sowie in der Berufsschule absolviert.

2. Eventmanagement Studium

Eine weitere Möglichkeit, um Eventmanager zu werden, ist ein Studium im Bereich Eventmanagement. Einige Universitäten und Fachhochschulen bieten spezialisierte Studiengänge an, die sich auf das Eventmanagement konzentrieren. Die Studiendauer beträgt in der Regel drei bis vier Jahre und schließt mit einem Bachelorabschluss ab.

3. Weiterbildung Eventmanagement

Für Quereinsteiger oder bereits berufserfahrene Fachkräfte bietet sich eine Weiterbildung zum Eventmanager an. Durch eine Weiterbildung kannst Du Deine beruflichen Chancen verbessern und Dich auf eine Karriere im Eventmanagement spezialisieren, ohne eine komplette Ausbildung oder ein Studium absolvieren zu müssen. Eine Weiterbildung bietet Dir also eine weniger zeitintensive Möglichkeit, in den Bereich des Eventmanagement einzusteigen als eine Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder ein Eventmanagement Studium an einer Hochschule. Für erfahrene Eventmanager kann eine Weiterbildung den nächsten Schritt auf der Karriereleiter bedeuten. So können Dich höhere Positionen, neue Jobs, mehr Verantwortung und sogar mehr Gehalt als Eventmanager erwarten. Egal für welchen Weg Du Dich entscheidest, wichtig ist, dass Du die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwirbst, um als Eventmanager erfolgreich zu sein. Praktische Erfahrung, Networking und kontinuierliche Weiterbildung sind entscheidend, um in dieser dynamischen und spannenden Branche nachhaltig Fuß zu fassen.

Karrierechancen

Nach der Eventmanager Ausbildung gibt es zahlreiche Möglichkeiten, in verschiedenen Branchen und Arbeitsumfeldern tätig zu werden. Die Vielfalt der Veranstaltungen, die organisiert werden müssen, eröffnet eine breite Palette an Karrieremöglichkeiten. Ein wichtiger Bereich sind Eventagenturen, als spezialisierte Unternehmen. Die planen Veranstaltungen für Kunden und führen diese professionell durch. In diesen Agenturen arbeiten Eventmanager an einer Vielzahl von Projekten, die von Firmenfeiern über Produktpräsentationen bis hin zu Hochzeiten reichen. Diese Tätigkeit bietet oft die Möglichkeit, an kreativen und abwechslungsreichen Projekten zu arbeiten. Ein weiterer bedeutender Bereich sind Messe- und Kongressunternehmen, die eine zentrale Rolle in der Eventbranche spielen. Eventmanager in diesem Bereich sind verantwortlich für die Organisation und Durchführung von Messen, Ausstellungen und Konferenzen. Dabei umfasst ihre Arbeit die Planung der Logistik, die Koordination von Ausstellern und Referenten sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs während der Veranstaltung. Hotels und Veranstaltungsstätten beschäftigen häufig Eventmanager, die für die Planung und Durchführung von Events im Haus zuständig sind. Hierzu zählen Hochzeiten, Bankette, Geschäftstreffen und Seminare. Der Fokus liegt oft auf der Kundenbetreuung und der Bereitstellung von Dienstleistungen wie Catering und Technik. Zusätzlich gibt es in vielen Unternehmen interne Eventteams, die Veranstaltungen für Mitarbeiter planen und durchführen. Diese Events können Schulungen, Teambuilding-Aktivitäten und Konferenzen umfassen. Eventmanager in diesem Umfeld arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um die Unternehmensziele zu unterstützen und die Mitarbeiterbindung zu fördern. Die Kultur- und Sportbranche bietet ebenfalls interessante Möglichkeiten für Eventmanager. Sie können hier an der Organisation von Festivals, Konzerten, Sportveranstaltungen oder Kunstausstellungen beteiligt sein. In diesem Bereich sind häufig ein hohes Maß an Kreativität und Flexibilität gefragt, um unvergessliche Erlebnisse für die Teilnehmer zu schaffen. Auch Non-Profit-Organisationen und Wohltätigkeitsorganisationen veranstalten Events zur Spendensammlung oder um auf bestimmte Themen aufmerksam zu machen. Eventmanager, die in diesem Bereich tätig sind, sind dafür verantwortlich, Veranstaltungen zu planen, die das Engagement der Gemeinschaft fördern und die Ziele der Organisation unterstützen. Einige Eventmanager entscheiden sich zudem dafür, selbstständig zu arbeiten oder als Freiberufler Projekte zu übernehmen. Diese Option ermöglicht eine größere Flexibilität und die Möglichkeit, eigene kreative Konzepte zu verwirklichen. Selbstständige Eventmanager können eine Vielzahl von Veranstaltungen organisieren und haben die Freiheit, ihre eigenen Kunden und Projekte zu wählen. Ein typisches Beispiel hierfür sind selbstständige Hochzeitsplaner.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Sowohl für den Start als Quereinsteiger in die Branche, als auch für den nächsten Schritt auf Deiner Karriereleiter bieten wir unterschiedliche Weiterbildungen im Bereich Event und Veranstaltung an. Je nach Erfahrung und individuellem Interesse kannst Du aus diesen drei Weiterbildungen wählen:

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Kreatives Eventmanagement (mit optionalem IHK-Zertifikat)

Die wichtigsten Inhalte:

Grundlagen schaffen
Sichere Konzeption für kreative Veranstaltungen
Veranstaltungen mit Leben füllen
Veranstaltungen sicher durchführen

🗓️ Lernaufwand: 4-6 Stunden/Woche⌛ Kursumfang: 4 Monate🎓 Lernkonzept: Fernkurs, Start jederzeit möglich!💶 Kursgebühr: 756 € Was erwartet Dich?

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